Hablar sobre dinámicas de flujo de trabajo nunca ha sido fácil y mucho menos en un momento en donde el trabajo remoto se ha impuesto con tanta fuerza que ha vuelto necesario el uso de herramientas digitales. Ya muchos expertos en el ámbito de las tecnologías predicen que para el 2021 esta modalidad laboral es una tendencia que tiende a crecer.
Y es que según cifras de los ministerios del Trabajo y de las TIC, en Colombia, en la actualidad cerca de 3 millones de personas teletrabajan, mientras que en el 2018 esa cifra no superaba los 122 mil teletrabajadores y en ciudades como Bogotá, llegaba apenas a los 63.995 usuarios.
De acuerdo con Nicolás Rojas Niño, CEO de Imagine Apps, ‘startup’ colombiana dedicada a la creación y desarrollo de ‘apps’, plataformas y productos digitales para las empresas, el uso de la tecnología genera una mayor eficacia para las pymes y organizaciones, ya que logra optimizar procesos y costos.
De esta manera, un buen software de gestión de tareas permitirá que una empresa utilice mejor sus recursos y se enfoque en generar los resultados que sus clientes necesitan; una herramienta de CRM va a centralizar la información de sus clientes y crear una base de datos; mientras que uno de comunicación como Zoom o Slack permite una fácil comunicación entre los empleados.
“Con los cambios recientes en las dinámicas de trabajo y la cantidad de empresas que lo adoptaron en sus prácticas, acoger estas soluciones es un pequeño paso en utilizar la tecnología a su favor para potenciar sus negocios”, recalca Rojas.
Pero, ¿cuáles son esos software que todo empresario debería tener en la mira para mejorar los flujos de trabajo? El CEO de Imagine Apps recomienda:
- Slack: Es el software de comunicación que toda compañía grande o pequeña debería tener. Este le permitirá crear grupos para cada área o proyecto de la empresa, enviar mensajes privados entre miembros y tener grupos generales para todos los empleados. Adicionalmente, le brindará la posibilidad de enviar diferentes tipos de archivos que pueden ser modificados o hacerles cualquier tipo de comentario.
- Google Drive: Es un software que permite el almacenamiento de grandes archivos en la nube. Esto se convierte en un requerimiento para empresas en la era poscovid, debido a que las nuevas modalidades de trabajo obligan a que los equipos puedan crear archivos en la nube, que sean editables por varias personas en tiempo real.
Se puede hacer uso de este de forma gratuita y cada usuario cuenta con 15 gigabytes (GB) para almacenar sus archivos. Sin embargo, es ampliable mediante diferentes planes de pago.
- Google Calendar: Según Rojas, esta herramienta le facilita a las empresas crear eventos, ajustarlos al calendario y sincronizarlos con cualquier dispositivo. Además, se integra fácilmente con Google Meet para agendar videollamadas.
“Para las empresas, este software es especialmente valioso porque los empleados pueden compartir sus calendarios y organizar reuniones con múltiples participantes de manera sencilla, ya que Google muestra las horas que cada uno tiene disponible”, resalta.
- Trello: Este es un software clave para las compañías, debido a que permite organizar tareas y proyectos. Usa diferentes formatos de tablero en los que se les asigna a los empleados qué funciones deben cumplir para cierto proyecto.
Su interfaz es muy sencilla y en ella se ubican la lista de tareas, las que ya están en proceso y aquellas que ya se han completado. Además, es perfecto para hacer un buen seguimiento al cumplimiento de metas y desempeño de los empleados.
- Zoom: Zoom fue una de las plataformas líderes en comunicación en 2020, mientras la pandemia estaba en su mayor auge. Aunque no se tienen datos recientes de Zoom, los usuarios promedios pasaron de 10 millones en 2019 a 200 millones en marzo de 2020, y la app se descargó 343.000 veces a lo largo de un día.
Con esta plataforma, agendar y manejar videollamadas es muy sencillo: Cada usuario tiene su propio link de reuniones, el cual se puede usar como una oficina virtual, y cualquiera puede solicitar el ingreso a la llamada.
Esta herramienta se ha convertido en la preferida de muchas pymes por su facilidad de uso, versión gratuita y herramientas de colaboración tales como el tablero interactivo, grabación de reuniones, entre otros elementos.
Cabe resaltar que todos estos software son integrables a los sistemas de las pequeñas y medianas empresas y atienden labores clave para el buen funcionamiento de sus negocios, generando mucho valor para los usuarios
