Varias empresas se vieron afectadas tras la cuarentena obligatoria en todo el territorio nacional. En consecuencia, muchas de ellas han optado por realizar auditorías de manera remota y segura. Este tipo de verificaciones, permiten la evaluación de sitios o procesos sin la presencia física de un auditor que certifique el cumplimiento de las actividades realizadas en la compañía.
Las auditorías remotas son realizadas cuando existe algún tipo de restricción para realizar este proceso de manera presencial. Por medio de herramientas tecnológicas, se puede “recolectar información, hacer entrevistas a las personas auditadas y revisar los procesos y actividades que se llevan a cabo dentro de la empresa”, explicó el profesional de certificación de SGS, Wilson Javier Díaz Cortés.
En conversación con kienyke.com, el revisor técnico de SGS en el sector de CBE (Certification and Business Enhancement) Wilson Díaz, mencionó que, el objetivo principal de este tipo de auditorías, es revisar las actividades de la empresa como si el auditor estuviese presente en la compañía por medio de las TIC. “Es importante que las herramientas tecnológicas de la organización estén funcionando y tengan una conectividad del 100%, porque si se presenta alguna falla, la auditoría se puede ver afectada”, detalló.
SGS Colombia desarrolla dos fases que permiten hacer un proceso de auditoría remota. En la primera etapa se lleva a cabo un análisis de riesgo en el que se evalúan las restricciones que puede llegar a tener la organización y se conoce con qué herramientas cuenta la empresa para realizar esta auditoría. Con los resultados obtenidos, se da una planificación que es presentada al cliente. En esta se tiene en cuenta la agenda de las personas que serán auditadas, tiempos de producción de la empresa, requerimientos de la empresa y las TICS que se utilizarán como Skype, teleconferencias, enlaces de videos, entre otros.
En la segunda fase, se ejecuta el plan de acción estipulado. Se revisan los criterios de auditoria, las políticas, objetivos y los requisitos del estándar a certificar. Además se “verifica que efectivamente la empresa realiza las actividades del alcance de acuerdo a la oferta comercial aceptada por el cliente,”, puntualizó el revisor técnico. El desarrollo de la auditoría remota depende del tipo y nivel de las TIC disponibles.
Durante esta evaluación se hacen entrevistas a través de tecnologías que permitan el desarrollo de la actividad en tiempo real como Skype, teléfono, videollamadas, entre otros. Además, se lleva a cabo una revisión de documentos, observación de las instalaciones y registro del sistema mediante correos electrónicos o WhatsApp. Las notas de los auditores son conservadas para hacer un seguimiento eficiente en la auditoría.
Finalizadas las dos etapas, SGS verifica los procesos y hace una reunión de cierre en la cual “el auditor da recomendaciones para la certificación, y socializa algunas oportunidades de mejora para la compañía”, explicó Wilson Díaz.
Las auditorias remotas traen beneficios para las empresas como ahorro de tiempo, logística y costos de desplazamiento. También propician el aumento de la operatividad y productividad del proceso, gracias a que por medio de las TIC, se puede agilizar la entrega oportuna de la información que será revisada.
Para mayor información consulte www.sgs.co o comuníquese al número de WhatsApp 3108778319
